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11 GRÜNDE FÜR EINE PROFESSIONELLE TOURENPLANUNG


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F ür die moderne Tourenplanung ist intelligente IT ein Muss. Buzzwords wie realtime, dynamic, als App oder aus der Cloud in Verbindung mit Tourenplanung bestätigen diesen Trend. Sie alle machen deutlich, welche Relevanz Digitalisierung in dieser Disziplin für Unternehmen sämtlicher Branchen mit sich bringt. Was Tourenplanung eigentlich ist, worin sie sich von einer Routenplanung à la Google Maps unterscheidet und warum es sich lohnt, in eine professionelle Tourenplanung zu investieren, erklären wir in diesem Artikel.

WAS IST TOURENPLANUNG UND WO LIEGT DER UNTERSCHIED ZUR ROUTENPLANUNG?

Google Maps als Online-Routenplanung ist heute zu einer der Standardanwendungen auf Smartphones und dem Desktop-PC geworden. Neben den klassischen Navigationsgeräten im Fahrzeug ist dies ein komfortabler Weg, um zu fahrende Routen von A nach B zu berechnen und sich bei auftretenden Staus umleiten zu lassen. Kompliziert wird es dann, wenn auf dem Weg verschiedene Zwischenziele zu bestimmten Zeiten angefahren werden sollen. Dieses Szenario ereignet sich vergleichsweise häufig im Außendienst, bei Servicetechnikern, Montageaufträgen oder Auslieferungen. Hier wird nicht nur ein großes Ziel, sondern mehrere Kunden bzw. Depots angesteuert.

Genau dort liegt der Unterschied zwischen Routenplanung bzw. -navigation und der Tourenplanung. Die Tourenplanung beschreibt einen Planungsvorgang, bei dem Aufträge zu Touren zusammengefasst werden und die Reihenfolge, in der sie angefahren werden sollen, bestimmt wird. Die Person und / oder das Fahrzeug kehrt nach Erledigung des letzten Auftrags an seine Ausgangsposition zurück. Die Route hingegen führt in der Regel von einem Startpunkt zu einem bestimmten Ziel, bildet also eher Verkehre von A nach B ab. Wann eine softwaregestützte, professionelle Tourenplanung sinnvoll ist, wird in den folgenden 11 Punkten deutlich:

1) SIE STEHEN VOR DER HERAUSFORDERUNG, >10 AUFTRÄGE PRO TAG UNTER IHREM AUSSENDIENST AUFTEILEN ZU MÜSSEN.

Eine softwarebasierte, professionelle Tourenplanung wie FLS VISITOUR nimmt Ihnen diese Aufgabe ab. Die besten Touren für Ihre Mitarbeiter zu finden, ist ansonsten eine ziemlich anstrengende und zeitraubende Tätigkeit. Schon bei 10 Aufträgen, gibt es über 3,6 Mio. Möglichkeiten, diese mit nur einem Fahrzeug anzufahren. Mit Hilfe einer Tourenplanungssoftware erhalten Sie dank hochleistungsfähiger Algorithmen wie dem PowerOpt in weniger als einer Sekunde eine effiziente Planung, die alle von Ihnen vorgegebenen Restriktionen berücksichtigt. Denn beispielsweise durch Fahrzeugtyprestriktionen wie Größe und Gewicht können sich zusätzliche Einschränkungen ergeben, welche Straßen und Anfahrtswege genutzt werden können.

2) SIE WOLLEN KILOMETERAUFWAND UND KOSTEN SPAREN.

Überlassen Sie die Festlegung der Touren Ihrer Intuition, erhalten Sie in der Regel Lösungen, die auf der Karte gut aussehen, in Wirklichkeit aber Zeit und Geld kosten. Durch eine suboptimale Disposition können bei einem großen Fuhrpark und komplexen Restriktionen, die zu berücksichtigen sind, Mehrkosten schnell in die Höhe schießen. Erst mit langjähriger Erfahrung mag es Ihnen gelingen, gute Touren nach Ihren Präferenzen zu ermitteln. Doch auch dieser Prozess bindet viel Zeit in der Disposition. Die Nutzung einer Tourenplanungssoftware mit straßengenauer Optimierung wie FLS VISITOUR ermöglicht Ihnen Kilometereinsparungen von bis zu 52 % (Lesen Sie hierzu die Case Study von Seco). Im Sinne von „Green IT“ hilft die Software Ihnen darüber hinaus, Ihre Öko-Bilanz durch Verringerung des CO₂-Ausstoßes zu verbessern.

3) SIE WOLLEN IHRE BESUCHSFREQUENZ STEIGERN.

Ihre Mitarbeiter im Außendienst stehen häufiger vor verschlossenen Türen oder müssen auf den Kunden warten? Mit einer professionellen Tourenplanung lassen sich nicht nur Anfahrtszeiten reduzieren, sondern auch unnötige Wartezeiten vermeiden. Zudem werden mit einer mobilen Anbindung Ihres Außendienstes über Apps wie FLS MOBILE lästige Zusatzarbeiten vor Ort entscheidend verringert. Das Dokumentenmangement kann vollständig automatisiert und Besuchsberichte können dank Vorlagen ohne lästige Schreibarbeit sofort ausgefüllt und verschickt werden. Insgesamt bleibt dadurch mehr Zeit für Kundentermine.

4) SIE MÖCHTEN IHREN MITARBEITERN ÜBERSTUNDEN ERSPAREN.

Um leistungsfähig und wachsam im Straßenverkehr zu bleiben, brauchen Ihre Mitarbeiter angemessene Pausen. Überstunden sollten vermieden werden. All das wird bei der professionellen Tourenplanung berücksichtigt. Online-Routenplaner hingegen bringen zwar Adressen in eine Reihenfolge, dass der Arbeitstag Ihrer Mitarbeiter aber um 18 Uhr endet und eine Mittagspause eingeplant werden muss, wissen sie nicht. Eine geeignete Tourenplanungssoftware wie FLS VISITOUR optimiert die Reihenfolge und Zuweisung der Termine permanent, auch wenn mal etwas länger dauert. Zudem plant sie Rückfahrtzeiten nach Hause oder dem Unternehmensstandort direkt mit ein.

5) IHRE MITARBEITER HABEN UNTERSCHIEDLICHE SKILLS.

Sie führen in Ihrem Unternehmen unterschiedliche Auftragsarten durch, für die bestimmte Mitarbeiterqualifikationen benötigen werden? In einer professionellen Tourenplanung wird genau dies berücksichtigt. In FLS VISITOUR können Sie Ihren Mitarbeitern unterschiedliche Skills zuordnen und bei Auftragseingang erfassen, welche Skills gebraucht werden. Die Software sucht dann automatisch nach der effizientesten Lösung mit den Mitarbeitern, die über die benötigten Skills verfügen.

6) SIE WOLLEN IHRE PROZESSE DIGITALISIEREN.

Die digitale Transformation betrifft fast alle Prozesse, Produkte und Geschäftsmodelle. Daraus ergeben sich für Sie neue Chancen. Setzen Sie der Zettelwirtschaft ein Ende, indem Sie Ihre Tourenplanung und das Dokumentenmanagement über eine Software digitalisieren. Mit FLS MOBILE wickeln Sie Besuchsberichte und Retourenmanagement bequem und papierlos über eine App ab, die die Dokumente sofort an den Innendienst bzw. das ERP-System überträgt. Der Außendienst bleibt über die App mit Ihnen verbunden. So gehen keine Berichte mehr im Fahrzeugraum-Nirvana verloren. Gleichzeitig profitiert der Außendienst von einsehbaren Terminen, Touren und Kundendaten direkt in der App.

7) SIE SIND ES LEID, DATEN DOPPELT ZU PFLEGEN.

Zu einem Auftrag gehören in der Regel eine ganze Batterie an Kundenstammdaten, die für die Tourenplanung und Durchführung des Auftrages relevant sein können. Professionelle Software wie FLS VISITOUR überträgt Termine automatisch in eine Tour und übernimmt die Kundendaten. In Zusammenspiel mit einer Außendienst App wie FLS MOBILE können Mitarbeiter vor Ort ohne manuellen Aufwand zusätzliche wichtige Hinweise zum Objekt, vereinbarte Servicelevel und Ansprechpartner auf ihrem Smartphone oder Tablet einsehen. Schnittstellen zu Ihrem ERP-/CRM-System sorgen dafür, dass doppelte Datenpflege für Sie passé ist.

8) DIE REALITÄT ÄNDERT SICH LAUFEND UND DARAUF MÜSSEN SIE IN ECHTZEIT REAGIEREN.

Bei Ihnen treffen laufend Notfalltermine ein? Ihre Mitarbeiter stehen im Stau? Alltägliche Ereignisse wie diese können Ihre ursprüngliche Planung ganz schnell über den Haufen werfen. In solchen Fällen ist es wichtig, dass Sie in Echtzeit darauf reagieren können. Ohne professionelle Tourenplanungssoftware würde dies bedeuten, dass sie Termine manuell hin- und herschieben und im Anschluss noch sowohl Ihre Kunden als auch die Außendienstmitarbeiter informieren müssten.

Softwarelösungen wie FLS VISITOUR und DISPATCH NOW erledigen auch diese Aufgabe für Sie. Durch die Nutzung von Real-Time-Traffic-Daten wird die Tourenplanung bei unvorhergesehenen Störungen im Straßenverkehr in Echtzeit angepasst und der Kunde bei Verzögerungen vollautomatisch informiert. Mit einer Außendienst-App wie FLS MOBILE werden Ihren Mitarbeitern im Außendienst via Pushbenachrichtigungen Änderungen Ihres Tourenplans automatisch mitgeteilt. Da alle beteiligten Systeme sich direkt und in Echtzeit austauschen, können auch bei kurzfristigen Terminen die Touren optimiert und stetig kosteneffizient geplant werden.

9) SIE WOLLEN PROZESSE UND KOSTEN TRANSPARENT HALTEN.

Häufig bilden sich in Organisationen bei den Dispatchern & Prozessverantwortlichen Wissensmonopole. Aus bewusst und unbewusst gesammelten Informationen entwickelt sich Erfahrung, die wieder verloren geht, sobald der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder für längere Zeit ausfällt.

Welche Kilometerleistung wurde in diesem Monat erbracht? Wie viel kostet es mich, den einen Notfalltermin noch unterzubringen? All diese Daten werden bei einer professionellen Tourenplanung gesammelt und in einem KPI-Dashboard transparent gemacht. Dies erlaubt eine Auswertung in Echtzeit und ein unmittelbares Eingreifen in die Planung von Touren. Mit Hilfe einer Tourenplanungssoftware wie DISPATCH NOW sind Tracking & Tracing von Ware, Quittierung des Auftrags oder der Lieferung sowie Retourenmanagement in Echtzeit erfasst und darstellbar. Über einen Weblink können auch Ihre Endkunden jederzeit den Status einer Lieferung nachvollziehen.

10) TERMINTREUE IST FÜR SIE EIN HOHES GUT.

Neben Echtzeit-Verkehrsdaten verwendet eine professionelle Tourenplanungssoftware auch historische Verkehrsdaten wie straßenindividuelle Geschwindigkeitsprofile, die Informationen darüber liefern, wie schnell zu bestimmten Tageszeiten auf den betroffenen Wegabschnitten durchschnittlich gefahren werden kann. Prädiktive Analysemethoden erlauben es so, die benötigten Anreisezeiten zu präzisieren und entsprechend in der Planung zu berücksichtigen. Das Delta zwischen Planung und Realität wird dadurch immer geringer. Die Echtzeit-Optimierung sorgt zudem dafür, dass bei Verzögerungen eine Umplanung vorgenommen wird, die entsprechend Ihrer Priorisierung die Termine einhält. Eine hohe Termintreue ist Ihnen damit gesichert.

11) KUNDENZUFRIEDENHEIT STEHT GANZ OBEN AUF IHRER PRIORITÄTENLISTE.

Kundenzufriedenheit gilt als Schlüssel zum Erfolg in eigentlich jedem Business. Eine professionelle Tourenplanung unterstützt Sie dabei, eine hohe Kundenzufriedenheit zu erhalten. Sie verschafft Ihren Mitarbeitern mehr Zeit, sich ganz auf Ihren Auftrag und den Kunden konzentrieren zu können. Ein angebundenes Online-Terminportal wie FLS PORTAL ermöglicht es Ihren Kunden, sich ihren Wunschtermin für den Auftrag selbst auszusuchen. Unterstützt durch eine mobile Außendienst-App wie FLS MOBILE stellen Sie darüber hinaus über Checklisten sicher, dass keine Teilschritte des Auftrags vergessen werden, und alle Handlungen für den nächsten Kontakt dokumentiert werden.

Mit einer automatischen Benachrichtigung des Kunden über die genaue Ankunftszeit Ihres Außendienstmitarbeiters eliminieren Sie lästige Wartezeiten für Ihre Kunden. In der gesamten Customer Journey werden die Prozesse so auf Kundenzufriedenheit hin optimiert.

DIE VORTEILE EINER TOURENPLANUNG ZUSAMMENGEFASST

Insgesamt werden bei der Anwendung im Außendienst und Service, zur Planung von Kundenterminen und Warenauslieferungen die Vorteile einer professionellen Tourenplanung evident. Online Tools wie Google Maps und herkömmliche Navigationsgeräte sind für den privaten Gebrauch und der Nutzung auf einzelnen Strecken ausreichend, versagen aber bei komplexeren Bedingungen. Eine Tourenplanungssoftware wie FLS VISITOUR oder DISPATCH NOW hingegen verringert nicht nur Ihren Planungsaufwand, sondern reduziert echte Kosten bei gleichzeitiger Steigerung der Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.