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5 GRÜNDE, DIE GEGEN EIN KOSTENLOSES TERMIN­BUCHUNGS­TOOL SPRECHEN



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5 Min. Lesezeit

  08 Juni 2021  ·   James Alex Waldron

I n Sachen Terminvergabe setzen viele Unternehmen auf kostenlose Terminbuchungstools. Ein Fehler, denn die Tourenplanung für Außendienstmitarbeiter*innen und Service-Techniker*innen erfordert kristallklare und transparente Informationen und Funktionen. Die Dokumentation von Echtzeit-Verkehrsdaten, Mitarbeiterfähigkeiten, Materialbeständen - sogar Wetterbedingungen - führt zu kontrollierten Kosten, geringerem Stress und verbesserter Kundenzufriedenheit. Erfolgsfaktoren, die ein kostenloses Terminbuchungstool kaum erfüllen kann.

Unternehmen, die sich für eine Tourenplanungssoftware entschieden haben, können jedoch an der letzten Hürde scheitern, wenn eine wichtige Komponente fehlt. Und zwar ist dies die Möglichkeit, dem Kunden über ein integriertes Portal eine Auswahl an voroptimierten Terminen anzubieten.

Allzu oft ist es verlockend, mit den bestehenden Ticketsystemen des Kundensupports weiterzuarbeiten und in manchen Fällen IT-Lücken mit kostenlosen Website-Plugins und Open-Source-Middleware für die Tourenplanungssoftware zu flicken. Arbeits- und Auftragsanfragen fließen nun ungefiltert per E-Mail oder in ein CRM ein und machen die vielen Vorteile zunichte, die Ihre neue Tourenplanungssoftware bietet. Gleiches gilt für den Einsatz eines kostenlosen Terminbuchungstools. Auch dieses Szenario bietet dem anwendenden Unternehmen wenig Flexibilität und Handlungsspielraum.

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Die folgenden fünf Punkte zeigen, warum Sie kein kostenloses Terminbuchungstool für Ihren Außendienst einsetzen sollten.


GRUND 1

INAKZEPTABLE SICHERHEITSRISIKEN BEI KOSTENLOSEN TERMINBUCHUNGSTOOLS

Üblicherweise wird ein kostenloses Terminbuchungstool auf Grundlage einer Open-Source-Software mit einer Lizenz (z. B. Apache) veröffentlicht. Dies bedeutet allerdings nicht, dass es ein Gütesiegel von einer offiziellen Stelle erhalten hat. Demnach sagt eine solche Lizenz nichts darüber aus, ob das Tool gut auf Sicherheitsschwächen getestet ist.

Anbieter von Termin- und Tourenplanungssoftware untersuchen Bedrohungen durch böswillige Handlungen vor dem Einsatz gründlich und betreiben einen großen Aufwand, sowohl manuell als auch automatisiert, um kontinuierlich zu prüfen und Fehler zu beheben. Sie stehen in ständiger Kommunikation mit ihren Anwendern, wobei Patches von den Teams bereitgestellt werden, die den Code geschrieben haben und dadurch über ein tiefes Wissen und Verständnis verfügen. Dies ist ein Aufwand, den ein Anbieter eines kostenlosen Terminbuchungstools nicht leisten kann.

Aus diesem Grund sollten IT-Abteilungen, insbesondere solche, die unter ISO-Frameworks arbeiten, keine kostenloses Terminbuchungstool in ihr Risikoregister aufnehmen. Die Wahl einer Software, die von Anfang an nach ISO/IEC 27001-Praktiken (sichere Architektur, Verschlüsselung, Rollenmanagement) entwickelt wurde, minimiert das Risiko.


GRUND 2

UNKONTROLLIERTE TERMINVERGABE

Ihre Kunden verlassen sich darauf, dass Sie Zeitfenster für geplante und reaktive Termine bereitstellen. Ein kostenloses Terminbuchungstool auf Basis von Open-Source-Software kann jedoch von jedem freigegeben, verteilt und modifiziert werden. Der Einsatz von kostenlosen Terminbuchungstools birgt also selbstredend Gefahren. Modernes Field Service Management erfordert ein hohes Maß an Kommunikation, Transparenz und Fehlerbehebung auf Anhieb.

Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der Ihre spezifischen Anforderungen an ein kostenlosesTerminbuchungstool als Ergänzung zur Tourenplanungssoftware versteht und der Funktionen wie ständige cloudbasierte Verfügbarkeit durch Failover- und Load-Balancing-Verfahren bietet. Nur so können Sie echt Termintreue garantieren.

GRUND 3

KOSTSPIELIGE ZUKÜNFTIGE ENTWICKLUNG UND KOMPATIBILITÄT

Sie haben ein kostenloses Terminbuchungstool als Ergänzung zu Ihrer Tourenplanung ausgerollt und plötzlich tauchen Komplikationen auf. Kurzfristig können Sie ungeplante Überraschungen, wie eine geringere Auslastung des Außendienstes (Mitarbeiter fallen aus, Fahrzeuge sind nicht verfügbar), vielleicht noch verschmerzen. Längerfristige Änderungen Ihres Geschäftsmodells (Sie eröffnen neue Depots, Sie erschließen neue Märkte oder Sie investieren in Geräte, die sich nicht integrieren lassen) ziehen allerdings weitaus größere Veränderungen nach sich, die auch in dem Tool Ihrer Wahl abgebildet werden müssen.

Wie schaffen Sie diese Konfiguration, um diesen Änderungen gerecht zu werden? Sie befinden sich nun in einer kostspieligen Situation mit wenigen Optionen. Durchforstet Ihre IT-Abteilung Foren, um moderne Treiber für das entsprechende Open-Source-Terminbuchungstool zu finden, die vor Jahren veröffentlicht wurde? Oder investieren Sie Zeit und Geld in eine Individualentwicklung mit wenig Garantie für das Ergebnis?

Die Termin- und Tourenplanungssoftware von FLS ist Teil eines Ökosystems von Lösungen, die nach einem rollierenden Zeitplan der laufenden Entwicklung aktualisiert werden. Aktualisierungen werden mit Versionshinweisen veröffentlicht und – was am wichtigsten ist – der Zeitpunkt dieser Aktualisierungen wird mit jedem Kunden durch Beta-Tests vor dem Einsatz geplant.

GRUND 4

UNBESTIMMTE UNTERSTÜTZUNG UND SCHULUNG

Kein Anbieter kann die Zukunft der Märkte und Kunden vorhersehen. Die Wahl eines agilen Entwicklers mit jahrzehntelanger Branchenerfahrung ist jedoch ein klarer Vorteil, wenn eine Best-of-Breed-Plattform gewählt wird, die dann eine Reihe miteinander verbundener Anwendungen betreibt.

Ein Anbieter eines kostenlosen Terminbuchungstools kann nicht mit den Support-Teams und den Schulungen mithalten, die Hersteller kostenpflichtiger Software anbieten. Von den ersten Discovery-Workshops bis hin zu laufenden Auffrischungsschulungen haben die Anwender*innen, vom Außendienstmitarbeiter*innen bis zu den Disponent*innen in der Zentrale, nur Zugriff auf modulare Elemente und Schnittstellen, die auf ihre spezifischen Rollen und Bedürfnisse abgestimmt sind. Freeware bietet kein Account-Management und wenig Branchenwissen. Unternehmen, die sich auf eine kostenlose Open-Source-Architektur verlassen, negieren oft die vorgeschlagenen Einsparungen, indem sie zusätzliche Beratungsstunden oder interne Entwickler einstellen.

GRUND 5

ES WIRD IHRE TERMIN- UND TOURENPLANUNGSPROBLEME NICHT LÖSEN

Die Open-Source-Software-Bewegung hat der IT-Branche viele Vorteile gebracht. SAP und Microsoft sind gute Beispiele dafür, dass sie den "Deckel" ihrer Frameworks (Gardener und Azure) angehoben haben, um Industriestandards zu verbessern und die Modernisierung von Unternehmensnetzwerken zu unterstützen.

Leider ist Open Source in der Welt der Termin- und Tourenplanung oft gleichbedeutend mit generischen High-Level-Prozessen, die niemals die Anforderungen erfüllen können (lesen Sie OPTIMALE TOURENPLANUNG VIA GOOGLE MAPS? 5 GRÜNDE, WARUM DAS KEINE GUTE IDEE IST).

Konfigurationen sind begrenzt und riskant, werden kostspielig und stellen niemanden vollständig zufrieden. Eine moderne und professionelle Lösung ist einfacher zu unterstützen, zu testen und zu aktualisieren. Sie bietet Dienste, die je nach Arbeitsabläufen und Nutzung des Systems ein- oder ausgeschaltet werden können.


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FLS PORTAL ist ein Self-Service-Terminplanungsportal, das mit den KI-Funktionen der Echtzeit-Tourenplanung von FLS VISITOUR integriert ist. Jedes Terminfenster, das FLS PORTAL anbietet, wird bereits im Hintergrund kostenoptimiert zu einer Tour geplant.

Der unschlagbare Vorteil im Gegensatz zu einem kostenlosen Terminbuchungstool: Die Gesamt-Optimierung der Kosten, Skill-Sets und SLAs. Sobald ein Slot ausgewählt ist, können Ihre Kunden automatisch Erinnerungen erhalten und ihren Termin bis zu ihrem Servicetag ändern. Am Tag des Termins können sie benachrichtigt werden, dass der Mitarbeiter auf dem Weg ist und seine Ankunft auf einer Karte verfolgen.

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