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AB WANN LOHNT SICH EINE PROFESSIONELLE TOURENPLANUNGSSOFTWARE?



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  26. Juli 2021  ·     Jonas Hansen
A utomatisierung und allgemeine Optimierung sind für viele Menschen Begriffe des täglichen (Berufs-)Lebens. Die größten KPIs sind dabei Zeitersparnis und Kostensenkung. Speziell im Service und Außendienst spielen besagte Parameter eine sehr große Rolle und verschaffen einer Tourenplanungssoftware Aufmerksamkeit.

Die Auftragsart ist generell unerheblich. Alle Branchen, die täglich größere Wegstrecken zurücklegen, um Aufträge zu erledigen, sind davon betroffen. Ganz nach der bekannten Formel aus der Physik „Arbeit = Kraft * Weg“ bedeutet dies, dass durch kürzere Wege und weniger Aufwand sich die Arbeit vereinfacht, gar verbessert? Eine Tourenplanungssoftware soll es zeigen, doch lohnt sich ein Tourenplanungstool für jedermann?


TOURENPLANUNGSSOFTWARE: SINNVOLLE ERGÄNZUNG ODER ENTSCHEIDENDES ARBEITSWERKZEUG?

Das lässt sich nicht pauschal ausschließen. Jeder Nutzer unserer Tourenplanungssoftware ist so individuell wie seine Softwareeinstellung. Während die Einen den Fokus auf einen manuellen Planungsansatz legen und das Tourenplanungstool ergänzend einsetzen, sind Andere an einer vollautomatischen systemgesteuerten Tourenplanung interessiert, um sich durch die Zeitgewinnung anderen Aufgaben zu stellen. Eine Gemeinsamkeit haben letztlich beide Vorgehensweisen. Die Nutzung des Programms erfolgt in regelmäßigen Intervallen auf täglicher Basis. Somit ist FLS VISITOUR definitiv als ausschlaggebendes Arbeitswerkzeug zu bewerten. Planungsskeptiker würden dem Widersprechen und sich darauf berufen, dass Planungsmodelle verhältnismäßig statisch sind. Für Ansätze in einer Softwareumgebung wie beispielsweise Microsoft Excel trifft dies absolut zu und deren Ansicht einer lediglich sinnvollen Erleichterung ist absolut nachvollziehbar. Die Tourenplanungssoftware hebt sich genau an dem Punkt ab. Eine Echtzeit-Datenübertragung sorgt dafür, dass kurzfristige Ausfälle, Termine und allgemeine Änderungen wie Stornierungen sofort berücksichtigt werden. Mit dem Feature REAL-TIME-TRACKING kann durch ein Tracking-Verfahren neben einer tatsächlichen Ankunftszeit, bis zur Zielanschrift genau geplant werden.


WELCHE GEGEBENHEITEN ENTSCHEIDEN, OB SICH EINE TOURENPLANUNGSSOFTWARE WIRKLICH LOHNT?

Die Entscheidung, ob sich eine Tourenplanungssoftware lohnt, hängt nicht, wie oft angenommen, von der Branche oder der Unternehmensgröße ab. Neben dem Außendienst profitieren alle Unternehmenseinheiten von einem System dieser Art, die täglich mehre Kilometer fahren. Somit auch Techniker, Bauunternehmen und Field-Sales Einheiten wie Außendienstmitarbeiter.

Als Faustregel gilt ein Betreuungsgebiet von rund 100 Bestandskunden. Relevant ist dabei, dass von einer Fuhrparkeinheit täglich mindestens vier dieser Kunden angefahren werden. Sind beide Faktoren sehr schwankend, lohnt sich eine Tourenplanungssoftware ab einer täglichen Fahrzeit von mindestens zwei Stunden.

Unabhängig der harten Fakten ist eine Tourenplanungssoftware das richtige Tool, um folgende Bereiche zu optimieren:

  • Kilometer- / CO2-Einsparung
  • Zeitersparnis (Fahrzeit + Planungszeit)
  • Kostenersparnis
  • Handlungsdynamik
  • Mitarbeiterauslastung / Mitarbeiterzufriedenheit
  • Kundenzufriedenheit
Selbst junge Unternehmen und Start-ups profitieren von einer Tourenplanungssoftware. Durch die intelligente Berücksichtigung von Mitarbeiterqualifikationen ermittelt das System das optimale Szenario, um alle Kunden serviceorientiert zu bedienen und dabei die Angestellten nicht zu zu überlasten.


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MIT OPTIMIERTEN TOURENPLÄNEN ENTSPANNTER IM TAGESGESCHÄFT

Zu den größten Stressfaktoren im Arbeitsalltag gehören Termindruck und Mehraufwand. Das Resultat daraus ist logischerweise gestresstes Personal in der Disposition und dem Außendienst. Das Endergebnis ist nicht sonderlich überraschend. Verschobene Termine und somit verärgerte Kunden ohne die Verwendung einer Tourenplanungssoftware. Einfach gesagt führt minimale Effizienz und willkürliche Auslastung zu kurzfristigen Kundenbeziehungen und im schlimmsten Fall zum Anstieg der Krankenquote durch Überlastung innerhalb des Unternehmens. Noch stressiger wird es, wenn unvorhergesehen Ereignisse im Tagesgeschäft eintreten wie kurzfristige Krankmeldungen oder Stauphasen während der Anfahrt. Hierdurch wird ein statisches Konzept an seine Grenzen gebracht. Mit einer Tourenplanungssoftware können unter anderem diese Faktoren verbessert und somit langfristig weniger Stress erzeugt werden. Selbst spontane Veränderungen können mit FLS VISITOUR berücksichtigt und ausgleichende Maßnahmen ergriffen werden. Zusätzlich wird nicht nur die Kundenbeziehung verlängert und gestärkt, sondern erfährt durch Echtzeit-Terminvereinbarungen ein tatsächlicher Mehrwert in Sachen Kundenservice erzielt.


WAS SIND DIE NACHTEILE EINER TOURENPLANUNGSSOFTWARE?

Werden Nachteile verschwiegen oder ignoriert?
Auf keinen Fall. Tatsache ist, dass es in dem Bereich der Software keine direkten Nachteile gibt. Bekannte Ängste wie die Integration in bestehende CRM- oder ERP-Systeme sind durch entsprechende Schnittstellen beseitigt. Viel mehr ist es entscheidend den betroffenen Personenkreis durch ein strukturiertes Change-Management vorzubereiten, um mögliche individuelle Ängste zu beseitigen. Die Bedienoberfläche ist klar strukturiert und selbsterklärend. Darüber hinaus haben Anwender durch den FLS Support zu jeder Zeit einen Ansprechpartner mit Lösungsansätzen. „Das will auch was kosten“ mag der Ein oder Andere nun sagen. Tatsächlich handelt es sich bei einer Tourenplanungssoftware streng betrachtet um eine Investition. Einmal angenommen Disposition und Außendienst haben durch Umplanung, Ausfälle und unvorher­gesehene Ereignisse einen regelmäßigen Mehraufwand von 15 bis 30 %. Durch die Nutzung einer Touren­planungs­software berichten unsere Kunden über Einsparungen von bis zu 50%.


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