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AUSSENDIENSTSTEUERUNG ALS SAAS – INTELLIGENTE SOFTWARE ZUR AUFTRAGSTEIGERUNG



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  15. September 2021  ·     Bettina Marksteiner
Z u dem Erfolg eines Unternehmens gehört eine gut geplanter, strukturierte und organisierte Außendienststeuerung. Dieser Bereich ist nämlich in vielen Wirtschaftszweigen eine wichtige, wenn nicht sogar die wichtigste Strategie zur Umsatzerhöhung und Kundenbindung.

Unter Außendienst versteht man grundsätzlich alle Tätigkeiten, die man durchführt, um die Beziehung zu den Kunden zu pflegen und ihnen die Waren oder Dienstleistungen des Unternehmens anzubieten. Dazu zählen:

  • Geschäfte anbahnen, vermitteln und abschließen
  • Warenpräsentation und Anbieten von Dienstleistungen
  • Informationen über den Markt und die Marktsituation sammeln

Der Außendienst wird durch Kontrollen, Planung und Vorgaben gesteuert. Dabei werden einzelne Besuchsrouten und die Tätigkeiten der Außendienstmitarbeiter festgelegt. Weitere Elemente der Steuerung sind:

  • Anweisungen zum Inhalt und zur Form des Auftrags
  • Festlegung der Anzahl an Außendienstmitarbeitern
  • Sollauftrag-Bestimmung
  • Motivation der Mitarbeiter
  • Erarbeitung von Tourenplanung

Die Planung von Außendiensten kann also sehr komplex und zeitintensiv werden. Zur Einsparung von Zeit und Kosten sowie zur Gewinnmaximierung bietet sich eine Software zur Außendienststeuerung als SaaS (Software as a Service) an. Durch eine Außendienststeuerungs-Software wird die Effizienz des Außendiensts gesteigert. Gleichzeitig werden Reaktionszeiten und Kosten minimiert.


VEREINFACHTE PLANUNG, AUFGABENVERTEILUNG UND KOMMUNIKATION

Eine Außendienststeuerung als SaaS bietet dem Unternehmen eine echte Möglichkeit zur leichteren Planung der anstehenden Aufträge. Die Software speichert alle Daten in einer Datenbank. Sie vermittelt dann intelligent die Kunden und ihre Aufträge zu dem am besten geeigneten Außendienstmitarbeiter. Durch Informationen über Kunde und Außendienstmitarbeiter wie örtliche Nähe, Arbeitszeiten, Auftrag und Qualifikationen des Mitarbeiters und weitere Restriktionen erteilt die Software die Aufträge.

Mit einer SaaS-Lösung zur Außendienststeuerung kann auch allen Mitarbeitern mobil das gesamte Wissen für den jeweiligen Auftrag zur Verfügung gestellt werden. So wissen die Mitarbeiter in Sekundenschnelle welchen Auftrag sie erteilt bekommen haben, was ihre Aufgaben sind und wohin sie sich begeben müssen. Eine Außendienststeuerung als SaaS bietet somit eine bestmögliche Kommunikation zwischen Außendienstmitarbeiter und Backoffice.


ANPASSUNGEN LEICHT GEMACHT

Im Tagesgeschäft kann es immer zu spontanen Änderungen kommen, die den Plan und die Auftragsverteilung ändern. Zu diesen Ereignissen zählen z.B. der Ausfall eines Mitarbeiters wegen Krankheit, Absagen von Kunden oder dringende und spontane Sofortaufträge. Solche Ereignisse führen dazu, dass der Plan schnell geändert werden muss. Die Planänderung muss zudem noch weiter kommuniziert werden. Das kann für den Planenden zu Stresssituationen und Verzweiflung führen.

Eine Außendienststeuerung als SaaS löst auch dieses Problem. Die Außendienststeuerungs-Software verlegt dann die betroffenen Aufträge und verteilt die anderen Aufträge zum geeigneten Personal. So wird vermieden, dass spontane Ereignisse die komplette Planung des Unternehmens für den Tag zerstört. Durch die schnelle Kommunikation erfahren die Außendienstmitarbeiter auch schnell von den Änderungen und haben immer noch eine Übersicht über ihre Aufträge.


EFFIZIENTERES ZEITMANAGEMENT DURCH KÜNSTLICHE INTELLIGENZ

Mit einem guten Zeitmanagement haben schon Schüler in der Grundschule zu kämpfen. In einem großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und vielen Aufträgen kann ein gutes Zeitmanagement sehr komplex und schwierig werden. Die Software für die Außendienststeuerung als SaaS löst dieses Problem. Eine intelligente SaaS-Lösung verarbeitet Informationen in Windeseile. Dabei werden die Arbeitszeiten von den Außendienstmitarbeitern mit den Aufträgen verglichen und so ein Zeitplan erstellt. Es kommt zu keinen Überlappungen. Die Mitarbeiter bekommen ihre Aufträge entsprechend der Verfügbarkeit zugeteilt. Auf der anderen Seite werden die Aufträge der Kunden in schnellstmöglicher Zeit erledigt. Es können Änderungen in der Datenbank vorgenommen werden und die Software stellt automatisch und schnell einen neuen Zeitplan auf.


MINIMIERUNG DER KOSTEN – MAXIMIERUNG DER AUFTRÄGE

Alle Vorteile einer Außendienststeuerung als SaaS können wie folgt zusammengefasst werden: Minimierung der Kosten – Maximierung der Aufträge. Das Ergebnis der Planung der Software zur Außendienststeuerung FLS VISITOUR sind weniger gefahrene Kilometer und somit auch die Minimierung von Fahrt- und Wartezeiten. Durch die optimale Auf- und Zuteilung der Aufträge müssen die Außendienstmitarbeiter weniger Überstunden leisten und werden fair ausgelastet. Außerdem wird die Anzahl an erledigten Aufträgen pro Tag maximiert. Diese Produktivitäts- und Effizienzsteigerung hat nicht nur eine Kostenersparnis von ca. 20 % zur Folge, sondern auch eine Umsatz- und Gewinnmaximierung. Dazu trägt auch eine Erhöhung der Kundenzufriedenheit bei. Das Unternehmen wächst und gewinnt weiter an Kunden, guten Bewertungen und Erfolg.

Eine Außendienststeuerung bringt also viele Vorteile mit sich, die alle miteinander harmonieren und ein gemeinsames Ziel vor Auge haben: Kostenminimierung und Auftragsmaximierung.


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