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D ie Key Retirement Group (KR Group) nutzt FLS VISITOUR für eine optimierte Termin- und Tourenplanung für ihre Berater im Außendienst. Durch die Software wurden eine schnellere Vergabe von Beratungsterminen, Senkung von Kilometerleistungen und Fahrtzeiten sowie eine höhere Besuchsquote pro Berater erreicht.

Darren Halliwell, Chief Technology Officer der KR Group erläutert: “Unser Prozess für die Vereinbarung von Terminen mit unseren Kunden war umständlich und führte häufig zu einem ineffizienten Einsatz unserer Berater. Unser Ziel gegenüber unseren Kunden ist es, Termine zeitnah zu realisieren und dabei einen sogenannten Zwei-Stufen-Prozess im Kundenkontakt zu berücksichtigen, der zunächst ein Kennenlern-Meeting und dann weitere Follow-Up-Termine vorsieht. Darüber hinaus zu garantieren, dass der Kunden in diesem Prozess vom gleichen Berater betreut wird, führte in der Vergangenheit häufig zu einer ineffizienten Ressourcenauslastung und Verzögerungen bei der Vereinbarung von Folgeterminen.“

DIE ENTSCHEIDUNG FÜR FLS

Darren führt fort: „FLS wurde uns initial von einem Microsoft Dynamics Partner wegen ihrer Expertise mit der Integration in CRM-Systeme empfohlen. Wir haben uns für eine Zusammenarbeit mit FLS entschieden, weil wir von ihrem Ansatz überzeugt waren, den Nutzen der Software mit relativ geringem Ressourcen- und Zeitaufwand zu demonstrieren. Außerdem hat uns das positive Feedback von FLS-Referenzkunden sehr beeindruckt.“

Der erste gemeinsame Schritt war ein Scheduling-Test, der mit FLS VISITOUR mittels historischer Daten der KR Group durchgeführt wurde, um die Möglichkeiten der FLS-Software mit der aktuellen Vorgehensweise zu vergleichen. Die Ergebnisse sprachen für sich und KR entschied sich schnell, mit einem SaaS-Pilotsystem die Software live zu testen.

Der agile Implementierungsansatz ermöglichte den Go-Live innerhalb von 2 Wochen. Sehr schnell konnten positive Ergebnisse verzeichnet werden und so wurde der Pilot von der Nord-Westregion auf London ausgeweitet, wo noch einmal andere Planungsrestriktionen eine Rolle spielen.

„Obwohl der Testlauf nicht in einem vollintegrierten System mit unserem CRM stattgefunden hat, haben wir doch schnell realisiert, welche Vorteile FLS VISITOUR in Bezug auf Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und – für uns am wichtigsten - die Kundenzufriedenheit hat. Die erzielten Leistungen von der Verkürzung der Response-Zeiten, über bessere Terminverfügbarkeit bis zur Senkung der Fahrtkosten, haben dazu geführt, dass der Einsatz von FLS VISITOUR für unsere persönlichen „Equity-Release“-Berater im gesamten Unternehmen positiv aufgenommen wurde und echtes Potenzial für andere Geschäftsbereiche gesehen wird.

FLS VISITOUR INTEGRATION IN MICROSOFT DYNAMICS

Der erfolgreiche Testlauf machte der KR Group noch einmal deutlich, dass ihr Return on Investment und die definierten Ziele wie erwartet eintreffen würden. So wurde dann auch entschieden, die FLS Software mit dem CRM-System zu integrieren und auszurollen.

In Zusammenarbeit mit dem Microsoft Dynamics Partner der KR Group war die Integration von FLS VISITOUR in Microsoft Dynamics innerhalb weniger Wochen live und die Lösung schnell für alle User verfügbar. Das Call Center ist dadurch in der Lage, Termine ausschließlich in Microsoft Dynamics zu verwalten, während die Team Manager mit den umfangreichen Termin- und Tourenplanungsfunktionen von FLS VISITOUR arbeiten.

VEREINBARUNG VON FOLGETERMINEN DURCH DEN AUSSENDIENST MIT FLS MOBILE

In einer zweiten Phase des Roll-Outs wurde die mobile Lösung von FLS für die Berater im Außendienst in Betrieb genommen. Dadurch können die Berater nun bei Abschluss des ersten Termins selbst direkt einen Folgetermin mit dem Kunden vereinbaren und sich dabei sicher sein, dass ihre Zeit effizient mit minimalem Fahrtaufwand und gleichzeitiger Berücksichtigung der Kundenbedürfnisse verplant wird.

DIE ERGEBNISSE

CTO Darren fasst zusammen: „Die Integration und Implementierung des Projekts war ein voller Erfolg und hat unsere Zielsetzung voll erfüllt. Unser Team arbeitet nun deutlich effizienter, wir konnten die Terminkosten optimieren und gleichzeitig über mehr Flexibilität bei der Terminvergabe für eine höhere Kundenfreundlichkeit sorgen. Die FLS VISITOUR-Technologie tut genau das, was uns versprochen wurde und wir haben eine exzellente Arbeitsbeziehung zu FLS aufgebaut. Ich würde mich, ohne zu zögern, heute wieder für dieselbe Lösung entscheiden.“

Chris Welsh, Vertriebsleiter von FLS UK, kommentiert: „Es war mir eine große Freude, mit Key Retirement zu arbeiten und so positives Feedback vom Management, dem Call Center und Außendienst gleichermaßen zu erhalten. Real-Time Termin- und Tourenplanung ist eben nicht nur für die Planung von Technikern ein Mehrwert – wie der Case von Key Retirement beweist.“