E s gibt viele verschiedene Möglichkeiten, wie eine Tourenplanung für den Außendienst dargestellt werden kann. Besonders häufig kommt das Gantt Diagramm hierfür zum Einsatz. Doch was versteht man darunter überhaupt und welche Vorteile bietet ein solches Diagramm? In diesem Blogartikel erhalten Sie Antworten auf diese beiden Fragen.
GANTT CHART – WAS IST DAS?
Es handelt sich um eine Visualisierungsmethode, bei der Prozesse auf einer Zeitachse aufgetragen werden. So wird die Abfolge von einzelnen Aktivitäten in Form von Balken dargestellt. Es ist genau ersichtlich, wann die Aktivität beginnt und wann sie endet.Das Diagramm gibt einen schnellen Überblick über alle Aufgaben in einem Projekt, sodass stets der aktuelle Status abgelesen werden kann. Auch Verzögerungen lassen sich einfach darstellen, sodass frühzeitig eingegriffen werden kann.
Neben der reinen Darstellung der Aktivitäten sind auch folgende Informationen hinterlegbar:
- Bearbeitungsstand
- Namen der Bearbeiter*innen
- Bezeichnung der Aktivitäten
ANWENDUNGSFELDER
Es gibt viele verschiedene Anwendungsfelder für diese Diagramm-Art. Klassischerweise wird sie im Projektmanagement eingesetzt, um auch komplexe Projekte übersichtlich in Teilaktivitäten unterteilen zu können. Dies reduziert die Komplexität und sorgt für eine effiziente Planung der Projektlaufzeit. Es kann zudem schnell ein Überblick über den Status gewonnen werden. Verzögerungen werden frühzeitig erkannt und passende Gegenmaßnahmen lassen sich einleiten.Auch bei der Tourenplanung im Außendienst findet das Gantt-Chart häufig Anwendung. Denn schon mit einem Blick lassen sich Aufträge einteilen und den passenden Außendienstmitarbeiter*innen zuordnen. Die Darstellung ist leicht verständlich und lässt keine Fragen offen.
VORTEILE IM BEREICH TOURENPLANUNG IHRES AUSSENDIENSTS
Die Vorteile für die Tourenplanung im Außendienst liegen auf der Hand. Zum einen kann eine effiziente Einteilung der Workforce erfolgen und so immer eine sehr gute Effizienz erreicht werden.Zum anderen kann das Chart auch weiterführende Aufgaben erfüllen, wie:
- Verknüpfung der Zeiterfassung
- Zuteilung der Außendienstmitarbeiter*innen zu Aufträgen
- Integrierte Aufwands-, Ressourcen- und Kostenplanung
Wie bereits erwähnt, vereinfacht das Diagramm erheblich den Überblick über die vorhandenen Ressourcen, wie Außendienstmitarbeiter*innen, Maschinen und Fahrzeuge. So lassen sich optimale Routen planen und Stillstände werden so weit wie möglich vermieden.
Mit einer modernen Tourenplanungssoftware sollten also schnell und unkompliziert Gantt Diagramme erstellt werden können. Änderungen müssen schnell eingearbeitet werden, sodass sich zu jeder Zeit eine aktuelle Übersicht ergibt. Kommen beispielsweise Absagen oder neue Aufträge hinzu, sollten diese möglichst automatisiert dargestellt werden.
DIGITAL ÜBER HÄNDISCH
Moderne Software-Lösungen vereinfachen die Außendienststeuerung maßgeblich. Mit Hilfe eines digitalen Gantt-Charts haben Disponent*innen zu jeder Zeit einen guten Überblick über die vorhandenen Ressourcen und können so auf Änderungen in Echtzeit reagieren. Eine Tourenplanungssoftware hilft daher Unternehmen dabei, konkurrenzfähig zu bleiben und immer mit optimaler Effizienz zu Arbeiten.
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