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    BLOG / SOLUTIONS · TERMIN­ABSAGEN MANAGEN

    SOFTWARE UM KURZFRIS­TIGE TERMIN­ABSAGEN IM AUSSEN­DIENST ZU MANAGEN



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    5 min. Lesezeit

      09. Juli 2021  ·   James Alex Waldron

    O b Wartung, Inspektion, Zer­tifi­zierung oder Notfall­reparatur: Dispo­nent*innen, die für die Planung von Aufträgen des Außen­diensts zuständig sind, werden irgendwann mit unerwar­teten Verzöge­rungen und kurz­fristigen Termin­absagen konfron­tiert. Diese Rück­schläge sind zwar per Definition ungeplant. Doch wie ein Unter­nehmen darauf reagiert, liegt ganz in seiner Hand.

    Immer wieder kommt es im Tages­verlauf von Service­organisa­tionen zu kurz­fristigen Termin­absagen. Eine ineffi­ziente Planung würde in dem Fall die anderen Termine des Tages vorver­legen und die Entstehung von Leerlauf­zeiten am Ende des Arbeits­tages ignorieren. Oder Unter­nehmen schicken die in dem Moment gerade verfüg­baren Mitarbei­ter*innen zu einem Auftrag in ein anderes Gebiet, was zu einer Verschwen­dung von Zeit und CO2-Emis­sionen führt und vor allem zu Umsatz­einbußen.

    KURZFRISTIGE TERMIN­ABSAGEN: OPTI­MIERUNG DURCH SOFTWARE

    Wenn es um die Optimierung des Außen­dienstes geht, werden proaktive und reaktive Planungs­faktoren ausbalanciert, um das beste Ergebnis zu erzielen. Unter­nehmen verlassen sich mittler­weile auf die Ausgleichs­berechnungen von Software­tools, um auf ungeplante Ereig­nisse wie Termin­absagen zu reagieren. In diesem Artikel stellen wir Ihnen vor, wie moderne Software für die Außendienst­optimierung die reaktive Planung über Parameter handhabt. Durch die Wahl von Best-of-Breed-Software zur Außen­dienstopti­mierung ist es möglich, kurzfris­tige Termin­absagen so zu verwalten, dass das Ergebnis Ihre Außen­dienst-KPIs stärkt.

    PARAMETER ZUR OPTI­MIERUNG DES RESCHEDU­LINGS

    Unabhängig davon, ob Sie eine Software verwenden oder nicht: Wenn der einzige Faktor, den Sie bei der Neuplanung berück­sichtigen, darin besteht, wie nah der/die nächste Techni­ker*in auf der Karte ist, entgehen Ihnen bereits unzählige Risiko­parameter, die Ihre Wert­schöpfung vermindern. Beim Einsatz digitaler Tools untersucht und bewertet eine Reschedu­ling-Funktion automatisch Parameter­daten – unmittel­bar nachdem die Termin­absage im System eingeht. Zu diesen Parameter­daten gehören:

    • Art und Dauer des Termins
    • Unternehmensre­geln wie SLAs, Arbeits­zeiten der Außendienst­mitarbei­ter*innen und Kosten für Personal und Kraft­stoffe

    Für die Optimie­rung des Außen­dienstes ermittelt unsere Software FLS VISITOUR nicht nur Risiko­parameter, sondern auch wert­schöpfende Parameter. Beispiele hierfür sind:

    • bestehende Ein­schränkun­gen wie verfügbare Skills, geocodierter Standort und verfüg­bare Teile
    • Verkehrs-/Fahrzeit­daten
    • Wetterbe­dingungen
    • Beseiti­gung von harten Grenzen (Patches) zugunsten eines überlap­penden Radius

    Es liegt auf der Hand, dass eine Optimie­rung des Außen­dienstes nicht möglich ist, wenn keine wert­schöpfenden Parameter­daten vorhanden sind.

    Die beste Software für die Optimie­rung des Außen­dienstes muss eine komplexe Reihe von Parametern berechnen, unabhängig davon, ob es sich um Standard­parameter oder um spezielle Parameter für Ihren Betrieb handelt. Unter­nehmen wie unsere Kunden, die ihr Außen­dienstma­nagement klar aufgesetzt haben, wissen, dass die kürzeste oder schnellste Route nicht unbedingt die beste Entscheidung darstellt. Das Managen von Termin­absagen geht über die Fahrzeit und die Ent­fernung hinaus.

    WIE SCHNELL IST EINE OPTI­MIERTE NEU­PLANUNG BEI TERMIN­ABSAGEN?

    Nehmen wir als Beispiel ein Unter­nehmen, das Heizkessel installiert, wartet und repariert. Für die Arbeiten werden ein Klempner und ein Elek­triker benötigt. Beide bringen unter­schiedliche Qualifi­kationen mit und haben unter­schiedliche Zeitpläne für den Tag. FLS VISITOUR erkennt automatisch, dass die Aufträge mitei­nander verknüpft sind, und verschiebt den abge­sagten Termin für beide Techniker in ein neues, para­metergeprüf­tes, opti­miertes Zeitfenster.

    Diese komplexen Aufgaben, die im Hinter­grund ablaufen und menschliche Fehler sowie einen enormen adminis­trativen und zeitlichen Aufwand in der Dispo­sition ausschließen, kann nur ein Algo­rithmus lösen. Digitale FSM-Tools, die auf dem PowerOpt-Algo­rithmus aufbauen, ersetzen die „Batch“-Umpla­nung durch ein dynamisches, tages­aktuelles Termin­management.

    Dank PowerOpt reagiert FLS VISITOUR in weniger als einer Sekunde auf sich ändernde Parameter­bedingungen, unab­hängig davon, wie umfang­reich diese werden. Das versteht man unter Echt­zeit-Planung. So erfolgt das Reschedu­ling bei Termin­absagen ohne Zeitver­zögerung und der weitere Tages­verlauf ist sofort optimiert.

    AUSSENDIENST-OPTI­MIERUNG AUF DEM NÄCHSTEN LEVEL

    Bis hierhin haben wir uns mit Software befasst, die reagiert und den Druck nimmt, der mit der Neu­planung von Termin­absagen im Tages­verlauf verbunden ist. Doch wie kann Termin­planungs­software die Termin­buchung verbessern, um zukünftige Risiken zu minimieren?

    Erstens durch den Einsatz des PowerOpt-Algo­rithmus zur intel­ligenten Vorhersage künftiger Termin­dauern auf der Grundlage intel­ligenter Werte. FLS VISITOUR verwendet automa­tisch predik­tive Arbeits­dauern für Job-/Aufga­bentickets, deren Dauer bei der Erstel­lung leer bleibt. Ein Unternehmen könnte eine Platz­halter­funktion benötigen, wenn sich ein wichtiger Teil verzögert; oder wenn ein bestimm­ter Skill einer/s Techni­ker*in benötigt wird, sich jedoch nicht sagen lässt, wie lange die/der Mitarbei­ter*in krankheits­bedingt ausfällt.

    PowerOpt führt indivi­duelle Berech­nungen durch, die sich direkt auf die Termin­planung auswirken. Es berück­sichtigt historische „gelernte“ Daten (zum Beispiel ortsab­hängige Faktoren) und passt das vor­läufige Zeit­fenster ent­sprechend an. Bei einer Vielzahl von Aufträgen ergibt die Gesamtheit der einzelnen Vorher­sagen eine genaue predik­tive Planungs­situation. Ihr Unternehmen erreicht eine hohe Termin­sicherheit und Ihre Kund*innen profi­tieren von einer deutliche gestiegenen First-Time-Fix-Wahr­scheinlich­keit.

    Zweitens sollten Sie die ersten Termin­fenster, die Sie den Kund*innen anbieten, optimieren. Die Wahrschein­lichkeit von Termin­absagen sinkt, wenn die Kund*innen selbst aus einer Auswahl von Zeitfenstern wählen können. Zudem werden sie mit SMS- und E-Mail-Erinne­rungen auf dem Laufenden gehalten und sie können den Fortschritt ihres Auftrags auf einem Portal verfolgen. Auch das ver­ringert die Wahrschein­lichkeit von kurz­fristigen Termin­absagen.

    ➡ Lesen Sie hier mehr über proaktive Termin­planung


    WIE REAGIEREN SIE AUF KURZ­FRISTIGE TERMIN­ABSAGEN?

    Wenn Sie mehr über Tools erfahren möchten, mit denen Sie die Arbeit vor Ort für Ihre Mitarbei­ter*innen und Kund*innen opti­mieren können, buchen Sie eine unver­bindliche Demo oder kommen Sie einfach auf uns zu.


    Mehr erfahren über verbesserte Termin- und Touren­planung:
    ➡ ALTERNATIVEN ZUR TOUREN­PLANUNG MIT EXCEL
    ➡ FIELD SERVICE AUTOMATION: AUSSEN­DIENST DER NÄCHSTEN GENE­RATION

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