Post Image – WIE SIEHT EIN PERFEKTER TOURENPLAN AUS?

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WAS MACHT EINE EFFIZIENTE TOURENPLANUNG AUS?


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A b wann gilt eine Tour eigentlich als optimal geplant? Und welche Vorteile bringt eine professionelle Tourenplanungssoftware bei der Steuerung meines Außendienstes oder Techniker? Fragen, die sich wohl jede/r Disponent*in bereits gestellt hat. In diesem Blogartikel zeigen wir auf, warum Unternehmen schon ab 10 Aufträgen pro Tag auf eine Softwarelösung setzen sollten und welche weiteren Vorteile sie davon haben.

Die besten Touren für Ihre Mitarbeiter*innen zu finden, ist eine ziemlich anstrengende und zeitraubende Tätigkeit. Schon bei 10 Aufträgen, gibt es über 3,6 Millionen (in Zahlen: 3.600.000) Möglichkeiten, diese mit nur einem einzigen Fahrzeug anzufahren. Zum Vergleich: Die Wahrscheinlichkeit 5 Richtige plus Superzahl beim Lotto zu bekommen liegt bei 1 zu 542.008. Allein die optimale Reihenfolge, der zu erledigenden Aufträge zu bestimmen, kommt also einem Glücksspiel gleich.

Doch damit nicht genug. Die wenigsten Unternehmen mit Außendienst haben nur die Anforderung die bestmögliche Auftragskombination zu ermitteln und abzufahren. Einschränkungen wie sie sich durch Fahrzeugtypenrestriktionen wie Größe und Gewicht ergeben, durch viele unterschiedliche Mitarbeiter*innen mit verschiedenen Skills und Bedürfnissen oder dadurch welche Straßen und Anfahrtswege für die Tour genutzt werden können, erleichtern diese Aufgabe keineswegs.


FEHLERQUELLE "INTUITION"

Bereits in Erstgesprächen tun sich häufig konkrete Ansatzpunkte auf, an denen eine professionelle Tourenplanungssoftware ansetzen kann. Bei Fragen zum Status Quo der Planung gehören „Wir verlassen uns auf die Intuition unserer Disponent*innen“ oder „Unsere Planungsergebnisse sehen in der Regel auf der Karte gut aus, allerdings haben wir sehr hohe Kosten und geraten häufig in Zeitnot“ zu den Standard-Antworten. Zurückzuführen ist dies oftmals auf die Notwendigkeit manuell in die Planung einzugreifen. Durch händische Disposition können bei den genannten Bedingungen die Mehrkosten schnell ins Unermessliche steigen.

Ziel sollte es sein, dass die Softwarelösung Ihnen die Planungsaufgabe vollständig abnimmt und dank hochleistungsfähiger Algorithmen in weniger als einer Sekunde eine effiziente Planung erstellt, dabei alle Restriktionen berücksichtigt und auch auf spontane, unvorhersehbare Situationen sofort reagiert. Nächtliche Batchläufe oder händische Nachplanungen sind dabei keine Option mehr. Deutlich wird dies am Beispiel der Terminvergabe über ein Call-Center. Durch den Einsatz einer Tourenplanungssoftware kann ein Call-Center-Agent innerhalb von Sekunden bereits optimierte Terminvorschläge machen. Erledigt man die Terminvergabe händisch, so füllt man im Endeffekt nur die weißen Flächen im Terminkalender – von Optimierung kann hier nicht die Rede sein. Erfolgt nach der Terminvergabe ein nächtlicher Batchlauf, kommt es oftmals zu Umplanungen. Dies bedeutet zusätzlichen organisatorischen Aufwand für das Call-Center.


FOKUS AUF UNTERNEHMENSZIELE

Neben einer schnellen und zielgerichteten Planung stehen selbstverständlich auch die Erreichung der Unternehmensziele, wie Kostenreduktion, Ressourcenschonung und Effizienzsteigerung selbstredend im Fokus. Kilometereinsparungen von bis zu 52% durch optimierte Planungen oder die Erhöhung der Aufträge durch die Senkung der Durchlaufzeit um 42% sind Vorteile, die sich schnell in der Reduktion der Kosten bemerkbar machen. Darüber hinaus ist eine Verbesserung der Öko-Bilanz durch die Verringerung des CO₂-Ausstoßes heutzutage ein weiterer, nicht wegzudiskutierender Faktor. Egal welche Ziele verfolgt und priorisiert werden, die richtige Software unterstützt bei der Erreichung dieser.

Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit gelten als Schlüssel zum Erfolg in eigentlich jedem Business. Die Zufriedenheit Ihres Teams wird sich auch auf die Qualität der Arbeit auswirken und somit auch auf Ihre Kund*innen. Um auf verschiedene Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen, kommen „einfache“ Planungsmodelle sehr schnell an ihre Grenzen. So haben Ihre Mitarbeiter beispielsweise unterschiedliche Qualifikationen und Skills und werden bevorzugt für bestimmte Auftragsarten eingesetzt oder Sie verplanen Mitarbeiter mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen und von variablen Start- und Endpunkten. In jeder Tour muss gewährleistet sein, dass Mitarbeiter angemessene Pausen erhalten und Überstunden vermieden werden, sodass eine gesunde Work-Life-Balance sichergestellt wird. Dank des Wegfalls der manuellen Planung durch Software-Unterstützung können sich Disponent*innen und Call Center-Mitarbeiter*innen auf Sonderfälle konzentrieren und somit Ihr Eskalationsmanagement auf ein neues Level heben. Ihrer Außendienstflotte fällt es leichter SLAs einzuhalten, Fehlanfahrten werden verringert und Wartezeiten beim Kunden auf ein Minimum reduziert. Gesteigerte Termintreue und beste First-Time-Fix-Rate überzeugen dann auch die letzten Kritiker*innen.


EINZIGARTIGER VORTEIL DURCH OPTIMAL GEPLANTE RESSOURCEN

Man kann also festhalten: Eine professionelle Tourenplanung sollte mehr leisten als eine anhand des Straßennetzes optimierte Aneinanderreihung von Terminen. Die Berücksichtigung und Erfüllung vieler verschiedener, komplexer Aspekte, bringt Ihrem Unternehmen entscheidende Vorteile. Der Einsatz der richtigen softwarebasierten Tourenplanung ist schon ab 10 Aufträgen pro Tag ein Muss. Eine technologisch führende Software wie FLS VISITOUR verschafft Unternehmen einen einzigartigen Wettbewerbsvorteil, unterstützt bei der Erreichung von individuellen Unternehmenszielen, steigert gleichzeitig die Zufriedenheit von Mitarbeiter*innen und Kund*innen und trägt dadurch langfristig zum Unternehmenserfolg bei.



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