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D er Begriff Workforce Management taucht im Zusammenhang mit der Arbeitsplanung des Außendienstes immer öfter auf. Doch was ist das überhaupt und wie lässt sich dies in einem Unternehmen umsetzen? Im Zuge dieses Artikels werden wir Ihnen diese Fragen beantworten.

DEFINITION DES WORKFORCE MANAGEMENT

Korrekt definiert umfasst das Workforce Management im Außendienst die optimierte Disposition von mobilen Ressourcen. Dazu gehören in einem Betrieb, in dem Außendienstmitarbeiter*innen tätig sind folgendes:

• Mitarbeiter*innen
• Fahrzeuge
• Maschinen



Doch was bedeutet das konkret? Im Grund genommen muss ein/e Außendienstmitarbeiter*in mit dem passenden Equipment immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Diese beiden Faktoren geben die Aufträge vor. Ziel sollte immer sein, dass Stillstände vermieden werden und die Anfahrtswege möglichst kurzgehalten werden. Zudem sollten immer das Werkzeug und die Maschinen vorhanden sein, die benötigt werden. Bestehen Unterschiede in der Ausbildung und den Skills der Mitarbeiter*innen, geht dies ebenfalls in die Organisation der Belegschaft ein.

HERAUSFORDERUNGEN DES WORKFORCE MANAGEMENT

Workforce Management gibt es in jedem Unternehmen. Doch immer dann, wenn es um den Außendienst geht, kommen eine Reihe von Einflussfaktoren ins Spiel, die nur sehr schwer planbar sind. Ein modernes Management des Außendienstes ist daher etlichen Herausforderungen ausgesetzt. Kurzfristige Absagen, Staus auf der Anfahrt oder Baustellen, die die Außendienstmitarbeiter*innen zu einem Umweg zwingen, sind Teil dieser Faktoren. Unter Umständen dauert ein Termin auch unerwartet länger. Wichtig ist hierbei, dass das eingesetzte System in Echtzeit auf diese Einflüsse reagiert und die Tourenplanung entsprechend anpasst. Nur so ist zu jeder Zeit ein effizienter Einsatz der Ressourcen gewährleistet.
Eine moderne Softwarelösung kann Ihnen die Einsatzplanung erheblich vereinfachen. Mitarbeiter*innen können unterwegs stets Änderungen hinterlegen. Ein Termin fällt aus oder ein Notfalleinsatz kommt hinzu und schon passt die Software den Terminkalender in Echtzeit an. Zudem kann auch die Zentrale neue Termine einspeisen oder Absagen kommunizieren. Für den Außendienst bringt dieser Weg mehr Zeit, sich auf die seine eigentliche Arbeit zu konzentrieren.

SOFTWARELÖSUNGEN UND DIE VORTEILE FÜR DEN AUßENDIENST

Eine moderne Software hilft Betrieben dabei, eine einfache Planung des Personals sicherzustellen. Denn diese kann nicht nur für mehr Effizienz sorgen, sondern hat auch für die Außendienstmitarbeiter*innen im Alltag etliche Vorteile. Dazu gehören:

• automatische Anpassung der Tour
• Reaktion in Echtzeit auf unvorhersehbare Einflussfaktoren
• gute Übersicht für die Außendienst-Mitarbeiter*innen
• unnötige Umwege und Stillstände werden vermieden