CODE OF CONDUCT & ESG



CODE OF CONDUCT


Was ist der Code of Conduct?
Der Code of Conduct ist ein schriftlich verfasster Verhaltenskodex zur Regelung der Zusammenarbeit innerhalb der FAST LEAN SMART Group GmbH (FLS Gruppe) sowie der Interaktion der Mitarbeiter* der Gruppe mit Externen, wie z. B. Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten, sonstigen Dienstleistern, Behörden, Gemeinden, Nachbarn und der Umwelt im weitesten Sinne.

Die Arbeit der FLS Gruppe fußt auf einer eigenen Kultur, die wir behalten, stärken und weiterentwickeln wollen. Zentrales Element dieser Kultur ist ein werteorientierter Umgang miteinander, der sich durch Integrität, Innovation, Dynamik, Offenheit, Respekt und Wertschätzung im täglichen Umgang manifestiert. Wir möchten, dass Beirat, Geschäftsführung und Mitarbeiter der FLS Gruppe auf diese Werte vertrauen und mit hohem Selbstverständnis danach handeln. Ganz bewusst wollen wir diese Werte aber nicht in Form eines Leitbildes unveränderlich festschreiben, da wir unser Wertesystem nicht als Dogma verstehen, sondern dieses den sich verändernden gesellschaftlichen, geschäftlichen und umwelttechnischen Anforderungen sinnvoll anpassen wollen.

Das nationale und internationale Recht bietet den unumstößlichen Rahmen für unsere Werte-Ordnung. Das heißt, alle Beiratsmitglieder, Geschäftsführer, Führungskräfte und Mitarbeiter sind verpflichtet, sich rechts- und gesetzeskonform zu verhalten.

Der Code of Conduct soll daher ein Dokument sein, das

  • unsere wertebasierte Haltung für ein Miteinander innerhalb des Unternehmens abbildet, aber es nicht auf einmalig fixierte Werte reduziert.
  • uns dazu verpflichtet, sämtlichen für die FLS Gruppe gültigen Gesetzen und Rechtsprechungen zu folgen.
  • deutlich macht, dass wir die kulturellen Besonderheiten des jeweiligen Landes, in dem wir arbeiten oder mit denen wir interagieren, respektieren.
  • alle Beteiligten auf einen angemessenen und respektvollen Umgang miteinander verpflichtet.

Für wen gilt der Code of Conduct?
Der Code of Conduct gilt für alle mit der FLS Gruppe verbundenen Personen wie Beiratsmitglieder, Geschäftsführer, Führungskräfte, angestellte Mitarbeiter sowie Leih-Arbeitskräfte, befristet beschäftigte Studenten und Praktikanten (im Dokument einheitlich „mit der FLS verbundene Personen“ genannt). Wir erwarten, dass alle mit der FLS verbundenen Personen ihr Verhalten im Sinne des Code of Conduct ausrichten.

Ziele des Code of Conduct
Der Code of Conduct soll einen verständlichen und nachvollziehbaren Rahmen der Zusammenarbeit aller mit der FLS verbundenen Personen schaffen. Der Code of Conduct soll vor allem die Eigenverantwortung in Verbindung mit Reflexion jedes Einzelnen fördern, sein Handeln permanent nach Werte- und Gesetzestreue zu hinterfragen.

1. Führung und soziales Miteinander
Wir verstehen die FAST LEAN SMART Group GmbH mit ihren verbundenen Personen als eine Gruppe in der Welt. Das bedeutet, dass unser Handeln immer in Wechselwirkung zu anderen Beteiligten in den Systemen besteht, in denen wir uns bewegen. Unser Handeln sollten wir immer auf den direkten und indirekten Impact auf Interessensgruppen reflektieren.

Wir wissen, dass sich die Welt um uns sehr schnell verändert. Mittel- und langfristige Vorhersagen über gesellschaftliche und wirtschaftliche Entwicklungen können nur sehr vage getroffen werden. Führung bedeutet daher für uns, dass die Geschäftsführung und die Führungskräfte der FLS Gruppe allen Mitarbeitern bestmögliche Sicherheit in ihrem aktuellen Kontext geben möchten. Das passiert vor allem durch Offenheit und Transparenz sowie der Bereitstellung von notwendigen Informationen. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, bei Unklarheiten für die Gruppe handelnden Personen um notwendige Erläuterungen zum besseren Verständnis zu bitten.

Die FLS Gruppe agiert kunden- und gewinnorientiert bei gleichzeitiger Aufmerksamkeit auf das Wohl der Mitarbeiter und aller anderen mit der FLS verbundenen Personen. Alle sind angehalten, zu jeder Zeit die bestmögliche Lösung für alle sachlichen und persönlichen Aufgaben zu finden. Die Mitwirkung aller relevanten, mit der FLS verbundenen Personen am Lösungsprozess wird ausdrücklich gewünscht. Hierfür bauen wir auf Eigenschaften wie Eigenverantwortung, Fachwissen, Kommunikationsfähigkeiten, soziale Kompetenz sowie Entscheidungsstärke bei jedem Beteiligten und wollen diese fordern und fördern.

Wir erwarten von allen konstruktives Konfliktverhalten, um gemeinsam zu einem optimalen Ergebnis für alle Konfliktparteien zu kommen. Die Kommunikation soll wertschätzend sein – an der Sache orientiert, aber den Menschen im Blick haben.

Diskriminierung, Ausgrenzung und Bevorzugung in jeder Hinsicht, sei es aufgrund von Geschlecht, Alter, Religion, Rasse, Behinderung, Nationalität, Mitgliedschaft in Arbeitnehmerorganisationen, sexueller Neigung, familiären Verpflichtungen oder einer anderen Situation, die eine Diskriminierung zur Folge haben könnte, wird nicht akzeptiert.


2. Geschäftsbeziehungen

2.1. Umgang mit Geschenken
Mit der FLS Gruppe verbundene Personen nehmen im Zusammenhang mit ihrer Position weder Geldgeschenke, noch Einladungen, noch andere unberechtigte Leistungen über einen Wert von EUR 50,00 für sich selbst oder Dritte an oder verlangen solche. Darüber hinaus bieten sie Dritten solche Geldgeschenke oder unberechtigte Leistungen nicht an und gewähren diese nicht.

Der Nachhaltigkeitsbeauftragte sowie die Führungskräfte informieren die Geschäftsführung unverzüglich über alle etwaigen Interessenskonflikte, die ihnen während ihrer Amts-/Beschäftigungszeit bekannt werden.

2.2. Bestechung und Korruption
Die FLS Gruppe lehnt jede Form der aktiven und passiven Korruption ab. Neben dem korrekten Umgang mit Geschenken (s. Punkt 2.1.) ist es den mit der FLS Gruppe verbundenen Personen strikt untersagt, Ansprechpartnern aus anderen Interessensgruppen aus öffentlichen und privatwirtschaftlichen Bereichen Vorteile zu gewähren, um ein günstiges Verhalten gegenüber der FLS Gruppe zu erreichen. Ebenso ist es untersagt, Vorteile von Interessensgruppen aus öffentlichen und privatwirtschaftlichen Bereichen anzunehmen, wenn dadurch der Anschein erweckt wird, auf Entscheidungsprozesse im Zusammenhang der Interessensgruppe Einfluss zu nehmen.

2.3. Geldwäsche
Jede Form von Geldwäsche im Zusammenhang mit der FAST LEAN SMART Group GmbH ist untersagt. Bei Verdacht auf Geldwäsche werden durch die Geschäftsführung sofort notwendige Maßnahmen zur Aufklärung und rechtlichen Verfolgung im Zusammenhang mit Geldwäsche eingeleitet.


3. Spenden, Sponsoring und Kooperationen
Die FLS Gruppe unterstützt gemeinnützige Institutionen und soziales Engagement in Form von Spenden, Sponsoring, Sachspenden sowie Kooperationen. Die Schwerpunkte unseres Engagements liegen in der Bildungs- und Jugendförderung. Spenden an politische Parteien und ihre Mandatsträger sind grundsätzlich ausgeschlossen.

Es werden keine Spenden vergeben, um daraus einen geschäftlichen Vorteil zu erhalten. Zudem werden keine Spenden an Privatpersonen verteilt oder auf Privatkonten überwiesen.


4. Umgang mit Daten und Geschäftsgeheimnissen

4.1. Datensicherheit
Mit der Implementierung und dem Betrieb eines Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) schaffen wir die Rahmenbedingungen für den Schutz und die Sicherheit sämtlicher Daten, die in der FLS Gruppe genutzt und verwaltet werden. Mit Einhaltung des ISMS dokumentieren wir, dass wir sämtliche gesetzliche Anforderung zum Schutz von vertraulichen Daten und zur generellen Informationssicherheit erfüllen. Alle mit der FLS Gruppe verbundenen Personen verpflichten sich auf kontinuierliche Eigenkontrolle ihres Handelns gemäß des ISMS sowie der geltenden gesetzlichen Anforderungen an Datensicherheit und -schutz.

4.2. Geschäftsgeheimnisse
Sämtliche Geschäftsgeheimnisse sowie Insiderinformationen werden vertraulich behandelt. Alle weiteren Regelungen hierzu, die in unterzeichneten Vereinbarungen und arbeitsvertraglichen Dokumenten getroffen wurden, sind einzuhalten.

Die Informationsweitergabe an Ansprechpartner der Presse ist ausschließlich denjenigen Beteiligten der FAST LEAN SMART Group GmbH gestattet, die von der Geschäftsführung hierfür autorisiert werden.


5. Verantwortung gegenüber der Natur und Ressourcen

5.1. ISO 14001 – Norm für Umweltmanagement
Als Unternehmen, das sich als Teil eines gesellschaftlichen und ökologischen Systems sieht, fühlt die FLS GmbH sich verpflichtet, hinsichtlich ihres Handelns die Auswirkungen auf die direkte und indirekte Umwelt zu reflektieren und im Sinne des Ökosystems nach bestmöglich zu verbessern. Dafür lassen wir uns regelmäßig nach der Norm ISO 14001 zertifizieren, die Anforderungen an ein Umweltmanagementsystem festlegt, mit dem eine Organisation ihre Umweltleistung verbessern, rechtliche und sonstige Verpflichtungen erfüllen und Umweltziele erreichen kann.

5.2. ESG-Richtlinie
Die FLS Gruppe hat sich einer nachhaltigen Unternehmensführung im Rahmen ihrer wirtschaftlichen Aufgaben verpflichtet und erfüllt angemessene Standards in den Bereichen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung. Die genaue Benennung unseres Beitrags zu den genannten Ausprägungen sind in einer separaten ESG-Richtlinie der FAST LEAN SMART Group GmbH aufgeführt („ESG“ für Environment (Umwelt), Social (Soziales) und Governance (Unternehmensführung)).

Fragen und Hinweise zum Code of Conduct
Mit dem Code of Conduct schaffen wir einen Rahmen für Compliance-konformes Verhalten in der FLS Gruppe. Dafür ist es wichtig, dass alle mit der FLS Gruppe verbundenen Personen die Inhalte nachvollziehen können und verstehen.

Bei Fragen und Anregungen, Unklarheiten und Aufdecken von Widersprüchen hinsichtlich des Code of Conducts ist die erste Anlaufstelle die Führungskraft. Aber auch der Nachhaltigkeits-beauftragte dient als vertraulicher Ansprechpartner. Jederzeit kann man sich auch per Mail an askcodeofconduct@fastleansmart.com wenden. Der Nachhaltigkeitsbeauftragte wird sich dieser Anfrage annehmen.

Sollten jemandem gravierende Verstöße gegen den Code of Conduct auffallen, die für meldepflichtig gehalten werden, kann man sich im ersten Schritt an die Führungskraft oder den Nachhaltigkeitsbeauftragten wenden. Sollte dieser Weg aus berechtigten Gründen nicht möglich sein, besteht die Möglichkeit eine Nachricht in der WHISTLEBLOWER-BOX zu hinterlassen. Die Boxen befinden sich hier: Firmenzentrale FLS GmbH, Heikendorf, in den Waschräumen (m/w) des Firmenrestaurants; Büro-Standort Köln FLS GmbH, in den Waschräumen (m/w). Die Nachrichten können anonym verfasst werden. Dem Hinweisgeber entstehen dadurch keine Nachteile, wenn er nicht gegen geltendes Recht verstößt. Die Meldungen werden vertraulich behandelt und von fachkundigem Personal ausgewertet.


* Wenn im vorliegenden Text bei bestimmten Begriffen, die sich auf Personen beziehen, nur die männliche Form gewählt wurde, so ist dies nicht geschlechtsspezifisch gemeint, sondern geschah ausschließlich aus Gründen der besseren Lesbarkeit.




CODE OF CONDUCT
DER FLS GMBH


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ENVIRONMENT, SOCIAL & GOVERNANCE


Nachhaltiges Handeln der FLS Gruppe

Die FLS Gruppe hat sich einer nachhaltigen Unternehmensführung verpflichtet und erfüllt hohe Standards in den Bereichen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (im Folgenden „ESG“ für Environment (Umwelt), Social (Soziales) und Governance (Unternehmensführung)). Innerhalb unseres Unternehmens legen wir den Schwerpunkt im Bereich Nachhaltigkeit auf folgende Themen:

Umwelt: Minimierung und professionelles Management von negativen Einflüssen auf die Natur
Wir sind davon überzeugt, dass die Verbesserung unserer Umweltbilanz zu einer nachhaltigen Wertschöpfung führt. Dabei sind wir uns dessen bewusst, dass alle Entscheidungen nicht frei von Zielkonflikten sind. Unser Anspruch ist es aber, dass die in ökologischer und ökonomischer Hinsicht bestmögliche Lösung gefunden wird.

Wir konzentrieren uns auf die folgenden Themen:

  • Die geltende Umweltgesetzgebung am jeweiligen Standort wird strikt eingehalten, hierbei wird eine „Null-Toleranz“-Politik verfolgt.
  • Gutes Risikomanagement beinhaltet auch die Vermeidung von Umweltschäden.
  • Wir streben einen minimalen Verbrauch von Energie, Gefahrstoffen und Wasser an.
  • Wir versuchen, die Entstehung von Abfall zu vermeiden bzw., wo nicht möglich, zu minimieren.
  • Wir streben eine möglichst hohe Wiederverwendungs- bzw. Recyclingquote an.

Arbeit und Soziales: Förderung von guten Arbeitsbedingungen, hohen Sozialstandards sowie das Erbringen eines positiven Beitrags für die Gesellschaft
Wir sind davon überzeugt, dass sichere Arbeitsbedingungen, Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung und attraktive Vergütungsmodelle zentrale Faktoren für uns, um hervorragende Mitarbeiter zu gewinnen und zu entwickeln. Darüber hinaus ist es wichtig für uns, positive Beiträge in unserem Umfeld zu leisten.

Wir setzen uns intensiv mit den folgenden Themen auseinander:

Arbeitssicherheit, Schutz der Gesundheit der Mitarbeiter und die Bewahrung eines diskriminierungsfreien Arbeitsumfelds haben Vorrang.

  • Möglichkeiten zur Weiterbildung und zur persönlichen Entwicklung der Mitarbeiter.
  • Die Vergütung erfolgt nach Systemen, die Erfolg und Leistung angemessen entlohnen.
  • Wir respektieren und anerkennen Tarifautonomie und Kollektivvertragsverhandlungsrecht.
  • Wir beachten internationale Konventionen zur Wahrung von Menschenrechten.
  • Wir bekennen uns zum Verbot jeglicher Art von Kinderarbeit.

Sollten in Folge von Wirtschafts- und/oder Unternehmenskrisen Maßnahmen zur Verringerung der Mitarbeiterzahlen unabdingbar sein, sind wir uns der hohen Verantwortung für den Erhalt der Arbeitsplätze bewusst. Dabei ist es unser Anspruch, dass die in sozialer und ökonomischer Hinsicht bestmögliche Lösung gefunden wird.

Unternehmensführung und Geschäftsethik: Einhaltung der bestmöglichen Standards und Förderung von guten Geschäftspraktiken
Wir stellen höchste Ansprüche an die Einhaltung anerkannter Standards zur Unternehmensführung. Die Einhaltung gesetzlicher Regelungen ist für uns unabdingbar, hierbei verfolgen wir eine „Null-Toleranz“-Politik. Wir wenden uns strikt gegen jegliche Form von Korruption oder sonstige unethische Geschäftspraktiken.

  • Unser Code of Conduct enthält die für uns zentralen Werte und Handlungsmaximen.
  • Es bestehen klare Regelungen zur Organisation und Kontrolle des Compliance-Systems; das beinhaltet seine Weiterentwicklung und die regelmäßige Information der Mitarbeiter.

Wir werden, unterstützt von unserem Beirat

  • Maßnahmen zu ergreifen, um unsere ESG-Performance zu verbessern und ESG-Themen regelmäßig im Rahmen von Beiratssitzungen behandeln, sowie
  • möglichst objektivierbare qualitative bzw. quantitative Indikatoren für unsere ESG-Performance festlegen und die Ergebnisse regelmäßig in geeigneter Weise an die Gesellschafter zur Verfügung stellen
  • bei der Durchführung von Add-on-Akquisitionen ESG-Kriterien in geeigneter Weise vor dem Erwerb prüfen.

Weiterhin werden wir im Falle von schwerwiegenden Vorfällen mit ESG-Bezug eine zeitnahe Berichterstattung inklusive ergriffener Maßnahmen an unsere Gesellschafter verfassen, soweit rechtlich zulässig und inhaltlich angemessen. Solche schwerwiegenden Vorfälle sind z. B. Unfälle, die Personenschäden oder schwerwiegende Umweltverschmutzungen zur Folge haben.

Nachhaltigkeitsbeauftragte(r)
Die FLS Gruppe bestellt eine(n) Nachhaltigkeitsbeauftragte(n), der/die an die Geschäftsführung berichtet. Er/Sie ist dafür verantwortlich, diese Richtlinie entsprechend umzusetzen, regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls zu überarbeiten.


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